Polityka Prywatności

„zapytaj-architekta.pl” - 28 kwietnia 2026 r.

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych przez Operatora Portalu „Zapytaj Architekta” (dalej: Portal), dostępnego pod adresem wskazanym na stronie głównej Portalu.

1.2. Polityka stanowi integralne uzupełnienie Regulaminu Świadczenia Usług Drogą Elektroniczną i jest udostępniana nieodpłatnie przed zawarciem umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną w sposób umożliwiający jej pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie.

1.3. Korzystanie z Portalu jest dobrowolne i równoznaczne z akceptacją niniejszej Polityki Prywatności.

2. Administrator danych osobowych

2.1. Administratorem danych osobowych Klientów, Architektów oraz innych osób korzystających z Portalu jest ARCHIPOD SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą w Krakowie (ul. Opolska 110, 31-323 Kraków), wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001212192, NIP 9452322497, REGON 543532707 (dalej: Administrator lub Operator).

2.2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych - kontakt możliwy jest drogą elektroniczną na adres: kontakt@zapytaj-architekta.pl.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

Administrator przetwarza dane osobowe w następujących celach i na poniższych podstawach prawnych:

Lp.	Cel przetwarzania	Podstawa prawna
3.1	Rejestracja konta, logowanie, weryfikacja tożsamości	Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy)
3.2	Realizacja rezerwacji i przeprowadzenie Konsultacji (w tym obsługa wideokonferencji, przesyłanie plików, komunikacja asynchroniczna)	Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy)
3.3	Obsługa płatności i wystawianie faktur	Art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny)
3.4	Nagrywanie i transkrypcja Konsultacji w celu przygotowania podsumowania, zapewnienia jakości usług, szkolenia Architektów oraz rozwoju narzędzi AI	Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes - jakość usług)
3.5	Udzielanie odpowiedzi na zapytania, obsługa reklamacji i kontakt z Klientem	Art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO
3.6	Tworzenie anonimowych/statystycznych analiz, rozwój Portalu i narzędzi AI (na zanonimizowanych lub pseudonimizowanych danych)	Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes)
3.7	Spełnianie obowiązków wynikających z przepisów prawa (np. podatkowych, rachunkowych, o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy)	Art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny)
3.8	Ustalanie, dochodzenie lub obrona roszczeń	Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes)

4. Zakres przetwarzanych danych osobowych

4.1. Administrator przetwarza następujące kategorie danych:

dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu (w przypadku podania przez Klienta lub Architekta);
dane konta: login, kod weryfikacyjny, historia logowań;
dane dotyczące Konsultacji: data i godzina spotkania, treść pytań, przesłane pliki (PDF, JPG, PNG - rzuty, mapy geodezyjne, inne materiały projektowe);
dane wideokonferencji: nagrania i automatyczne transkrypcje (głos, treść wypowiedzi - z wyłączeniem danych umożliwiających bezpośrednią identyfikację poza celami wskazanymi w pkt 10 Regulaminu);
dane płatnicze: informacje niezbędne do realizacji transakcji (przetwarzane przez zewnętrznego operatora płatności);
dane techniczne: adres IP, dane o urządzeniu, przeglądarce, plikach cookies;
dane Architekta (dodawane przez Administratora): imię i nazwisko, bio, zdjęcie profilowe, numer uprawnień zawodowych.

4.2. Administrator nie przetwarza szczególnych kategorii danych (danych wrażliwych) w rozumieniu art. 9 RODO, chyba że zostaną one dobrowolnie przekazane w materiałach konsultacyjnych - w takim przypadku przetwarzanie odbywa się wyłącznie w celu realizacji Konsultacji.

5. Odbiorcy danych

5.1. Dane mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców:

Architektom świadczącym konsultacje (tylko w zakresie niezbędnym do realizacji Usługi);
podmiotom przetwarzającym dane na zlecenie Administratora (procesorom): dostawcom hostingu, dostawcom systemu wideokonferencji, operatorowi płatności, dostawcy systemu faktur, dostawcom narzędzi AI, dostawcom narzędzi analitycznych i e-mail;
operatorowi płatności PayPro S.A. z siedzibą w Poznaniu (ul. Pastelowa 8, 60-198 Poznań), wpisanej do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0000347935, NIP 779-236-98-87, REGON 301345068, kapitał zakładowy 5 476 300,00 zł w pełni opłacony, prowadzącej działalność pod marką Przelewy24, będącej krajową instytucją płatniczą nadzorowaną przez Komisję Nadzoru Finansowego - PayPro S.A. pozostaje niezależnym administratorem danych płatniczych;
organom publicznym - wyłącznie w przypadkach przewidzianych prawem.

5.2. Administrator zawiera z każdym procesorem umowy powierzenia przetwarzania danych spełniające wymagania art. 28 RODO.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

6.1. W związku z korzystaniem z narzędzi AI (Anthropic Claude API), systemu wideokonferencji (Daily.co Inc.) oraz dostawców chmurowych dane mogą być przekazywane do państw trzecich (w szczególności USA). Przekazanie odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub innych mechanizmów zgodnych z RODO.

6.2. Operator korzysta z dostawcy bazy danych (Supabase) z lokalizacją serwerów w regionie europejskim (Frankfurt, Niemcy). Pliki przesyłane przez Klienta (PDF, JPG, PNG) są przechowywane wyłącznie w tym regionie.

6.3. Szczegółowe informacje o gwarancjach są dostępne na żądanie Klienta.

7. Okres przechowywania danych

7.1. Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, w szczególności:

dane związane z realizacją Konsultacji - przez okres 3 lat od zakończenia Konsultacji (termin przedawnienia roszczeń);
nagrania wideokonferencji oraz automatyczne transkrypcje - przez 30 dni od daty wysłania podsumowania Konsultacji do Klienta (lub od daty zakończenia sesji, jeżeli podsumowanie nie zostało wysłane), po czym są automatycznie usuwane z infrastruktury Operatora oraz dostawcy systemu wideokonferencji (zadanie cron uruchamiane raz na dobę);
metadane sesji (czas rozpoczęcia/zakończenia, identyfikator pokoju, status podsumowania) - przez okres 3 lat od zakończenia Konsultacji, łącznie z pozostałymi danymi rezerwacji;
dane przesyłane do narzędzi AI (treść pytania Klienta, dopytania Architekta, wygenerowane odpowiedzi) - nie są używane do trenowania modeli zewnętrznego dostawcy (Anthropic) i są przechowywane wyłącznie w infrastrukturze Operatora przez 3 lata jako część dokumentacji Konsultacji;
dane księgowe i podatkowe - przez okres wynikający z przepisów prawa (5 lub 6 lat).

7.2. Po upływie okresu przechowywania dane są usuwane lub anonimizowane w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby.

7.3. Nagrania i transkrypcje są przechowywane przez dostawcę systemu wideokonferencji (Daily.co Inc., USA) na serwerach z opcją wyboru regionu przetwarzania. Po upływie okresu retencji są usuwane zarówno z serwerów dostawcy, jak i z infrastruktury Operatora (Supabase, region EU-Frankfurt).

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Klientowi / Architektowi przysługują następujące prawa:

8.1. prawo dostępu do danych,
8.2. prawo do sprostowania,
8.3. prawo do usunięcia („prawo do bycia zapomnianym”),
8.4. prawo do ograniczenia przetwarzania,
8.5. prawo do przenoszenia danych,
8.6. prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
8.7. prawo do cofnięcia zgody (gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody),
8.8. prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Aby skorzystać z praw, należy skontaktować się z Administratorem na adres kontakt@zapytaj-architekta.pl.

9. Nagrywanie, transkrypcja oraz wykorzystanie danych w narzędziach AI

9.1. Zgodnie z § 10 Regulaminu, Konsultacja może być nagrywana i transkrybowana. Uczestnictwo po otrzymaniu informacji o nagrywaniu oznacza zgodę na takie przetwarzanie.

9.2. Nagrania i transkrypcje są wykorzystywane wyłącznie do celów wskazanych w pkt 10.4 Regulaminu. Dane wykorzystywane do treningu modeli AI są w możliwie największym stopniu anonimizowane lub pseudonimizowane.

9.3. Narzędzie AI ma charakter wyłącznie wspomagający. Dane wejściowe (pytania Klienta + pliki) są przetwarzane wyłącznie w celu przygotowania podpowiedzi dla Architekta i nie są przechowywane dłużej niż jest to niezbędne do realizacji danej Konsultacji.

10. Pliki cookies i technologie śledzące

10.1. Portal wykorzystuje pliki cookies niezbędne do prawidłowego działania (logowanie, sesja, koszyk), analityczne oraz funkcjonalne.

10.2. Szczegółowe informacje o cookies znajdują się w odrębnej polityce cookies dostępnej na Portalu.

11. Bezpieczeństwo danych

11.1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych, w szczególności: szyfrowanie transmisji (SSL/TLS), kontrolę dostępu, regularne audyty oraz procedury backupu.

11.2. W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych Administrator bez zbędnej zwłoki zgłasza je organowi nadzorczemu oraz - gdy jest to wymagane - osobom, których dane dotyczą.

12. Dane kontaktowe Administratora

12.1. Adres do korespondencji: ARCHIPOD Sp. z o.o., ul. Opolska 110, 31-323 Kraków

12.2. Adres e-mail: kontakt@zapytaj-architekta.pl

12.3. Numer telefonu: +48 733 533 864

13. Postanowienia końcowe

13.1. Polityka podlega prawu polskiemu. Wszelkie spory wynikające z przetwarzania danych osobowych będą rozstrzygane przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby Administratora.

13.2. Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany Polityki. Zmiana staje się skuteczna po upływie 14 dni od dnia jej opublikowania na Portalu. O istotnych zmianach Administrator informuje Klientów drogą elektroniczną.

13.3. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Polityką stosuje się przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), ustawy o ochronie danych osobowych oraz inne obowiązujące przepisy prawa.